Qu’est ce qu’une conservation numérique?
La conservation numérique est un ensemble d’activités et de procédures permettant de conserver les documents informatiques d’une organisation. Telle qu’une entreprise ou un studio professionnel, au fil des années, suite à des processus de numérisation ou de dématérialisation de documents. Seule la conservation numérique permet donc aux factures. Et aussi aux pièces comptables et à tout autre document fiscal de conserver leur intégrité et leur immuabilité. Mais il est nécessaire de suivre des règles précises et d’adopter des procédures établies.
L’obligation de facturation électronique et de conservation conforme à la documentation fiscale pour toutes les entreprises privées a contribué à donner un nouvel élan à la Transformation Digitale. Offrant une opportunité à toutes les entreprises d’adhérer et d’adopter pleinement un Modèle Digital d’entreprise gagnant et opérationnel. Comment s’adapter à la législation et en même temps aux besoins de gestion de l’entreprise individuelle ? Voici la situation et les stratégies possibles.
Solutions de conservation sur mesure pour l’entreprise conformément à la loi
À ce stade, les opérateurs d’approvisionnement, les fournisseurs de services et d’informations entrent en scène, capables de guider les PME dans le choix du système de stockage le plus efficace conformément à la loi et dans la mise en œuvre du processus de conformité réglementaire.
Différentes solutions simples sont désormais disponibles sur le marché. Mais avec des fonctionnalités avancées et à des coûts abordables, avec des offres diversifiées, évolutives et adaptées aux différentes réalités entrepreneuriales. Tout dépend des besoins de l’entreprise individuelle. En effet, il faut identifier le meilleur produit et le plus simple pour répondre aux besoins d’une entreprise professionnelle, plutôt qu’à ceux d’un bureau ou d’un petit revendeur.
Par exemple, pour le stockage des documents d’une petite entreprise ayant des besoins « de base » et un volume modeste de factures conformément à la loi. Vous pouvez vous appuyer sur des applications ou des solutions via le web dans le Cloud, avec des interfaces simples d’utilisation. Le tout bien sûr avec les garanties appropriées de protection des données, technologiques et organisationnelles.
Stockage avec gestion de tout le cycle de facturation
Pour l’entrepreneur ou l’activité commerciale avec un plus grand nombre de factures et avec l’obligation de respecter la législation. Des progiciels sont disponibles qui génèrent automatiquement des factures dans le format requis par la législation. Qui sont adressées à la fois aux particuliers et à l’AP. Ou encore, il est possible de s’appuyer sur les systèmes qui gèrent tout le cycle, actif et passif, de facturation, de la création à l’expédition jusqu’au stockage. Conformément à la loi et avec l’accréditation du responsable du stockage. A ces services s’ajoutent d’autres plus complets. Comme ceux de Content & Enterprise Management, indiqués à la fois pour gérer le flux de facturation électronique vers le PA et entre particuliers, avec la conservation des documents fiscaux conformément à la loi. Pour numériser et archiver d’autres types de documents, tels que du texte, des images et du contenu multimédia.
Conservation conformément à la loi pour suivre l’évolution de l’entreprise
Pour fournir à chaque entreprise une vision globale et actualisée des tendances commerciales à travers les flux de documents fiscaux, les prestataires associent les solutions de stockage en conformité avec des services et logiciels complémentaires. Ils permettent de garder un œil sur les flux des factures à payer sous différents formats. Ainsi avoir le contrôle de la situation des dépenses. Sans oublier la possibilité d’intégration, dans certains produits. Aussi avec la gestion des entreprises et des professionnels, le tout pour faciliter davantage le processus « soft » d’Intégration de Système pour chaque entreprise pour passer « indemne » les nouveaux défis du Digital Business, qui en trouve un de ses principaux piliers dans la conservation conformément à la loi.