La différence entre la dématérialisation et la digitalisation

La dématérialisation et la numérisation sont des termes souvent utilisés de manière interchangeable, mais qui en réalité ne le sont pas car ils désignent des processus très différents. Si, en fait, par dématérialisation, nous entendons la procédure qui permet de convertir des documents papier en documents numériques grâce à l’utilisation de scanners, par numérisation, nous entendons la formation et la gestion des documents en mode informatique depuis leur origine, évitant ainsi qu’ils soient imprimés sur papier tout au long de leur cycle de vie. Mais si d’une part les documents électroniques permettent d’obtenir des avantages considérables étant donné que, par exemple, ils peuvent être transmis électroniquement et consultés à distance même s’ils sont stockés sur des serveurs situés dans d’autres États membres, ou signés avec des outils de signature électronique à distance. En revanche, ils ont l’inconvénient d’être facilement modifiables.

En effet, il est très simple de modifier un document au format XML, ou d’altérer les informations contenues dans une facture PDF envoyée par e-mail. Contrairement à un document papier où ce qui est écrit à l’encre ne fait qu’un avec le support papier (une véritable « union » entre l’encre et le papier est déterminée), et donc en cas de modification, par exemple, d’un chèque ou d’un contrat, il est très facile de reconnaître l’altération, en cas de manipulation d’une revue au format PDF il est quasiment impossible d’identifier les modifications apportées au fichier.

Quels documents peuvent être conservés numériquement ?

Le stockage numérique peut concerner tout type de document et, dans le cadre des documents commerciaux et d’études, il peut inclure des documents administratifs, comptables et fiscaux, tels que, à titre d’exemple et certainement pas exhaustif, des factures électroniques de vente ou d’achat, des documents de transport émis ou reçus, les documents comptables, tels que le journal ou les registres de TVA, les livres obligatoires de la société, tels que le livre des réunions et des résolutions des assemblées générales ou du conseil d’administration, les déclarations et communications transmises à l’administration fiscale, la correspondance telle que les e-mails ou e-mails certifiés, contrats ou écrits sous seing privé, fichiers journaux générés dans le cadre de procédures informatiques, etc.

Délais de stockage numérique des documents fiscaux

La conservation des documents informatiques pertinents à des fins fiscales doit être effectuée dans un délai prédéterminé, étant entendu qu’elle doit être achevée dans les trois mois suivant la date limite de transmission des déclarations annuelles. Ainsi, s’agissant des factures électroniques émises et reçues au cours de l’année X, si la date limite de transmission des déclarations est le 30 novembre de l’année X + 1, le stockage numérique doit être effectué au plus tard le 28 février de l’année X + 2.

Dans les cas, cependant, il est prévu de conserver des documents papier, tels que des factures d’achat reçues de fournisseurs étrangers, leur stockage numérique peut être effectué à tout moment, même après des années, étant donné que le document papier original du document à montrer en cas d’accès, de contrôle et de contrôle par l’administration financière.

Stockage numérique des documents en interne ou en sous-traitance

La conservation numérique doit être effectuée dans le strict respect des dispositions. Elle peut être effectuée au sein de l’organisation (c’est-à-dire l’entreprise ou le cabinet professionnel), sous réserve à l’adoption à l’aide de logiciels spécifiques et ayant acquis les compétences appropriées, ou en confiant la prestation à des opérateurs spécialisés. Dans ce second cas, il faudra s’orienter vers des serres à haut niveau de qualité, de sécurité et d’organisation.

Ainsi, le cabinet professionnel, tout en mettant à la disposition de ses clients une plateforme utilisable en mode cloud computing nécessaire pour émettre et recevoir des factures électroniques, pourra fournir un service de stockage numérique en déléguant l’activité à un conservateur externe en possession.